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21 consejos para construir la "oficina en casa" perfecta
Mauricio Rios • May 20, 2020
En Pandora IMC hemos creado una lista con 21 consejos para construir la "oficina en casa" perfecta
Hasta hace poco el teletrabajo era una modalidad que muy pocas empresas aplicaban, pero con la llegada del COVID–19 a nuestras vidas, así como la implementación de la cuarentena, los métodos de trabajo que utilizábamos queden obsoletos. Ante esta situación, en Pandora hemos creado una lista con 21 consejos para construir la oficina en casa perfecta, así podrás mantener productivo, sin perjudicar tu vida personal.
1. Verifica tu conectividad a Internet
Parece obvio, pero en el Internet están los cimientos del teletrabajo. Antes de incursionar en el mundo digital, asegúrate de que tu conexión a Internet sea lo suficientemente buena para mantener el contacto con tu equipo. Dependiendo de tu trabajo, necesitarás determinar cuáles son las distintas aplicaciones que utilizarás y si funcionan correctamente con tu velocidad de internet. Realiza las verificaciones correspondientes porque serán muy frecuentes las videollamadas, conferencias y trabajos grupales. No querrás ser el último en enterarte de las novedades o cambios en tu empresa por fallas de conexión. Utiliza Speedtest
2. Ten cerca los equipos tecnológicos
Después del internet, los equipos tecnológicos son la otra parte de la estructura del teletrabajo. Computadora o laptop y teléfono son los dos básicos para desarrollar tus proyectos
con eficiencia pero si deseas puedes incorporar cámaras web, tablets y auriculares para estimular tu experiencia de oficina en casa.
3. Determina el área de trabajo
Aunque todos los espacios de tu casa sean cómodos, es importante determinar un área exclusivamente para trabajar, así no perderás tiempo organizando el lugar y tu mente se enfocará con mayor rapidez en las labores que debes cumplir. Para establecer el área perfecta de trabajo, necesita reunir los siguientes requisitos: un espacio poco frecuentado, alejado del ruido y con buena ventilación e iluminación, preferiblemente natural para mantener un estado de ánimo calmado y mejorar el rendimiento.
4. Distribución del área de trabajo
Después de determinar el área de trabajo, deberás seleccionar tus equipos y demás elementos, con el fin de aprovechar correctamente la funcionalidad del espacio. Ubica el escritorio cercano al tomacorriente, así tienes fácil acceso para cargar tus dispositivos. El escritorio se puede ubicar en cualquier área, pero sin dificultar tu movilidad. Preferiblemente se recomienda colocarlo pegado a la pared, así te ayudará a mantenerte concentrado porque disminuye las distracciones.
5. Define tu mobiliario
Al trasladarte a tu oficina recordarás fácilmente el mobiliario de tu espacio de trabajo, por eso antes de dedicarte a trabajar en casa es necesario incorporar mobiliario que fomente tu concentración y productividad.
Lo ideal sería utilizar un escritorio lo suficientemente espacioso para colocar todos los equipos y materiales, pero si no cuentas con uno, tranquilo, no necesitas visitar las páginas de Ikea o Amazon, con solo establecer un espacio de tu comedor será suficiente, eso sí, como mencionamos en el punto anterior, este espacio necesita convertirse exclusivamente en tu santuario para trabajar.
6. Silla ergonómica
En tu oficina trabajabas alrededor de 8 horas y no se siente tan extenuante, pero en casa esta jornada puede convertirse en un problema de salud principalmente porque no distribuyes correctamente tu postura y peso, ante esta situación, necesitas encontrar una silla que se adapte a tus nuevas condiciones laborables.
Se recomienda utilizar una silla de trabajo para computadoras
porque su altura es regulable y son fabricadas con materiales cómodos y acolchados, además posee apoyabrazos, pero si no cuentas con una, busca una silla que te permita apoyar tus brazos verticalmente en el escritorio, sin encoger los hombros, y en el caso de tus pies necesitan tocar el suelo y permitirte extenderlas con facilidad hacia adelante.
7. Incorpora organizadores
Para que fluya la creatividad y mejores tu concentración, siempre mantén tu espacio ordenado. Si tienes un espacio reducido, incorpora a tu oficina en casa un armario u organizadores para guardar aquellos materiales que no estas utilizando. Con estos elementos sabrás exactamente dónde están las cosas y también evitarás las distracciones.
8. Materiales de Oficina
Si bien con los equipos tecnológicos puedes realizar múltiples tareas, no dependas totalmente de ellos, utiliza materiales de oficina
como libretas, bolígrafos, marcadores y pos-it para estimular tu creatividad y mejorar la presentación.
9. Agendas o libro de notas para programar tus actividades
No esperes a comenzar el día para definir cuáles son tus labores, adquiere una agenda o libro de notas para registrar tus tareas y próximos proyectos, programar reuniones, entre otros temas de interés. Igualmente, una agenda te ayuda a priorizar actividades, evitar la procrastinación y cumplir tus objetivos.
10. Utiliza las paredes
Para agregar un toque personal y de color a tu oficina en casa, no necesitas materiales costosos, utiliza la pared de enfrente o la de atrás para colocar cuadros, fotografías de tus amigos, afiches de paisajes, calendarios, entre otros elementos que te mantengan inspirado al trabajar. Si quieres integrar de todo un poco, coloca un corcho en la pared para agregar con facilidad distintos materiales y recordatorios.
11. Agrega plantas
Aunque consideres que las plantas pueden ser un distractor en el ambiente del trabajo, todo lo contrario, un estudio de la escuela de psicología de la Universidad de Cardiff, en Reino Unido, indicó que aquellas oficinas que tenían plantas aumentaron su productividad porque los trabajadores sentían mayores niveles de satisfacción, concentración y mejor calidad del aire. Por eso te recomendamos decorar tu escritorio con una planta de poco mantenimiento como son las suculentas o cactus, así no te estresarás por su cuidado.
¡Todo listo! Siguiendo estos sencillos consejos podrás construir la oficina en casa perfecta, pero también te hacemos recomendación de las siguientes acciones que puedes tomar dentro de tu jornada laboral, así lograrás ser más eficiente y cada día será más sencillo progresar en tus tareas.
12. ¡Adiós Pijama!
Si bien es tentador permanecer todo el día en pijamas, no lo hagas porque tu mente, aunque ya estés trabajando, lo asociará con que sigues en descanso o tiempo de ocio. Esto dificultará que mantengas la concentración, por lo que serás menos productivo. Igualmente, las personas que viven contigo, al verte en pijamas no tomarán tu trabajo en serio, ocasionando que sean más constantes las interrupciones a tu alrededor.
Para evitar estos problemas, báñate para despertarte y elige una vestimenta dónde mantengas la comodidad, pero sea aceptable para ir a lugares públicos, aunque no vayas a salir. Una opción ideal son las camisas de algodón y pantalones estilo jogger o leggins, que te mantendrán fresco y bien vestido para iniciar una videollamada con tu equipo.
13. Establece tu rutina de trabajo
Establecer límites entre tu jornada laboral y tu tiempo en casa te ayudará a equilibrarte y no trabajarás más horas de lo que invertías en la oficina. Comienza tu teletrabajo máximo una hora más tarde a lo que habituabas
e invierte el mismo tiempo, esto incluye establecer una hora fija para almorzar.
14. Prioriza las tareas más importantes
Al realizar tu lista de tareas destaca cuáles son las más urgentes o importantes del día y clasifícalas para conocer el orden en el cual deberías hacerlas. Coloca una o dos tareas máximo como prioritarias, así buscarás atenderlas al principio del día y una vez finalizadas te sentirás satisfecho, dándote motivación para seguir con tus próximos proyectos. Utiliza herramientas como Trello
o Google Calendar para crear tus tareas y recordatorios.
15. Evita las distracciones
En este momento nos encontramos bombardeos por todo tipo contenido y seguramente se te ha hecho difícil mantener la concentración, si tienes este problema toma cartas en el asunto y aléjate de las distracciones. Establece horarios fijos para realizar las tareas correspondientes. Concéntrate en una sola actividad y mantén abierta las aplicaciones o páginas webs que exclusivamente estén relacionadas con tu trabajo. Si se te dificulta desconectarte de las redes sociales o algunos sitios web, descarga en tu buscador bloqueadores de páginas, así evitarás caer en la tentación de revisarlas a cada instante.
16. Realiza break regulares
En la oficina existían minutos de ocio al conversar con nuestros compañeros, pero al estar en casa, la rutina se vuelva monótona y agotadora porque creemos que debemos estar todo el día en la pantalla para ser productivos. Grave error, incluso estando en casa es bueno tomar descansos regulares para despejar tu mente y relajar tu cuerpo. Existen diversos métodos para crear breaks sin interrumpir tu trabajo, sin embargo, recomendamos el método Pomodoro
que consiste en concentrarse 25 minutos y tomar descansos de 5 minutos o hacer 4 bloques de 25 minutos de trabajo, para luego tomar 15 minutos de break.
17. Mantente conectado asertivamente con tu equipo
Además de utilizar los emails para mantenerte en contacto, incorpora otras herramientas como las videollamadas porque permiten crear una comunicación fluida y fomentan la interacción, logrando solventar problemas con mayor rapidez. Plataformas como Zoom, Skype, Google Meet y Hangouts Meet
son ideales para crear reuniones con múltiples personas al mismo tiempo.
Programa cuáles días serán las reuniones, así no tomará por sorpresa a tus compañeros, ni a ti y establece una agenda para mantener el orden. Igualmente, estos espacios sirven para conectar nuevamente con tus compañeros, ayudando a mejorar las relaciones e incentivarlos a comprometerse con el trabajo.
18. Comunícate con las personas de tu hogar
Si esta cuarentena la estás pasando con tu familia, pareja o amigos, es importante comunicarles cuáles son tus actividades labores del día, así evitarán molestarte en tus horas de producción. Sin embargo, tampoco debes mantenerte disonante a lo que ocurre a tu alrededor. Establece espacios en los que puedes atenderlos o compartir, así no te sentirás apartado de la dinámica del hogar.
19. Escucha música para estimular tu mente
El silencio, aunque es un lujo, no significa que te ayude a mantenerte concentrado. Estamos acostumbrados a trabajar con ruido, sea del exterior o de nuestros compañeros y la mente se adaptó a estas condiciones, pero ahora que gozamos de absoluta quietud, nuestra mente llega a pensar mucho más, provocando que nos distraigamos fácilmente.
Si consideras que te cuesta concentrarte, a pesar del silencio reinante, opta por colocar música que acompañe la energía del proyecto. Si realizas un trabajo donde necesitas enfocarte, opta por la música clásica
porque produce ondas cerebrales amplias que mejoran la concentración, en cambio si estás haciendo tareas rutinarias escucha tu música favorita, ayudará a tu cerebro a liberar dopamina que estimula tu estado de ánimo y nos hace ser más agiles al resolver una actividad.
20. Respira profundo y recuerda los beneficios de realizar tu trabajo
Actualmente todos estamos pasando por momentos de incertidumbre y en el mundo existe un aura de desmotivación que nos hace preguntarnos si realmente vale la pena seguir trabajando en estas condiciones. La respuesta es un rotundo sí. Recuerda que tu trabajo es una herramienta que te ayudará alcanzar tus propios objetivos personales. Si no los tienes, toma unos minutos para pensar cuáles son los objetivos que te llenarían de satisfacción.
Al tener objetivos propios te mantendrás motivado a dar lo mejor de ti y el trabajo no será tan pesado como crees. Igualmente, si te sientes abrumado o estás sufriendo de ansiedad, respira profundamente al menos unos 5 minutos, inhala y exhala haciéndote consciente de esta acción, así tu mente se centrará en el ahora y te sentirás sereno para volver a tus actividades.
21. Determina una hora para finalizar tu trabajo
Por último, pero el punto más valioso, necesitas determinar una hora máxima para finalizar tu trabajo. Al teletrabajar, las líneas entre el trabajo y el hogar se desdibujan fácilmente, perdiendo la noción del tiempo. Esto trae como resultado que tu mente no descanse, lo cual se verá reflejado en tu salud física y mental.
Para evitar esta situación, programa una alarma que te indique la hora de finalización de tu jornada laboral, así tomarás conciencia de que debes ir cerrando tus tareas y te prepararás para otro tipo de actividades como hacer ejercicio, ver una película, entre otros. En el caso de que la alarma no funcione y sigas trabajando, pídele a uno de tus familiares o amigos que te indiquen que debes concluir tu trabajo, así te sentirás presionado y te apartarás lo más pronto posible de tus responsabilidades.
Con estos 21 consejos para construir la oficina en casa perfecta lograrás desarrollar nuevas habilidades y competencias laborales
que te ayudarán a crecer, no solo en tu trabajo, sino también en múltiples ámbitos de tu vida. Comienza a hacer el cambio y no te resistas a la nueva normalidad, tú eres el dueño de tu destino y tu dedicación se convertirá en tu mayor recompensa.
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